Wat is onboarding en hoe je zorg je dat het goed verloopt?

Onboarding, waarschijnlijk heb je er wel eens van gehoord. Een goede onboarding helpt nieuwe medewerkers zich snel thuis te voelen en verhoogt de medewerkerstevredenheid. Maar wat houdt onboarding precies in? Een warm welkom en een vliegende start zijn slechts het begin. Ontdek hoe je met een slim onboardingproces niet alleen nieuwe collega’s enthousiast maakt, maar ook meteen bouwt aan een sterk en stabiel team!

Wat is onboarding?

Onboarding betekent letterlijk ‘aan boord komen’ en verwijst naar het proces waarbij een nieuwe medewerker op een gestructureerde en warme manier wordt verwelkomd binnen de organisatie. De betekenis van onboarding gaat verder dan alleen een inwerkplan; het draait om de volledige ervaring tijdens de eerste weken of maanden van het dienstverband.

Een effectief onboarding programma zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en al snel volwaardig kunnen bijdragen in hun rol. Dit programma bevat alles: van het kennismaken met collega’s en het ervaren van de bedrijfscultuur tot gerichte trainingen, persoonlijke begeleiding en regelmatige feedback.

Voordelen van een goed onboardingproces voor nieuwe medewerkers

Het implementeren van een sterk onboardingproces biedt veel voordelen, zowel voor de medewerker als voor het bedrijf. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

Hogere medewerkerstevredenheid: Een medewerker die goed is ingewerkt, voelt zich sneller thuis en is meer tevreden met zijn of haar werkomgeving. Een onboarding programma helpt om vanaf dag één een positieve indruk te maken, waardoor medewerkers zich op hun gemak voelen;
Betere prestaties: Met een goede onboarding hebben medewerkers een verhoogde productiviteit van 62 procent! Ze weten wat er van hen wordt verwacht, begrijpen hun taken en hebben de juiste training om goed te presteren;
Verhoogde betrokkenheid en loyaliteit: Een goed ingewerkte medewerker voelt zich verbonden met de bedrijfscultuur, wat de kans met 50 procent vergroot dat deze medewerker langer bij je bedrijf blijft. Duidelijke communicatie en aandacht voor de medewerker versterken de vertrouwensband;
Lagere verloopkosten: Onboarding verlaagt het personeelsverloop aanzienlijk. Medewerkers die zich goed geïntegreerd voelen, hebben minder snel de behoefte om van baan te wisselen, wat zorgt voor lagere kosten voor werving en training van nieuw personeel;
Verbetering van de bedrijfscultuur: Wanneer een medewerker goed wordt ingewerkt en zich welkom voelt, draagt dit bij aan een positieve bedrijfscultuur. Nieuwe medewerkers begrijpen de normen en waarden van het bedrijf beter, wat de samenwerking ten goede komt.

Onboarding leidt tot hogere medewerkerstevredenheid en betere prestaties

Creëer een sterk onboardingproces

Een succesvol onboardingproces vraagt om een strategische aanpak. Het inwerkprogramma bestaat uit verschillende fasen, ook wel de onboardingcyclus genoemd.

Het onboardingproces:

Pre-boarding: Start het onboardingproces zodra de kandidaat het baanaanbod accepteert. Stuur een kaartje, bloemetje of een welkomstpakket met daarin praktische informatie over de eerste werkdag en het inwerkprogramma. Zorg er daarnaast voor dat alles is geregeld om de eerste werkdag soepel te laten verlopen, zoals een laptop, telefoon en inloggegevens;
Oriëntatiefase: Zorg voor een warm welkom op de eerste dag. Wijs een buddy aan die de nieuwe medewerker ontvangt, een rondleiding geeft en hem of haar aan het team en de rest van de collega's voorstelt;
Trainingsfase: Training is een cruciaal onderdeel van onboarding. Hiermee help je de nieuwe medewerker om vertrouwd te raken met specifieke bedrijfssoftware en interne werkwijzen van het bedrijf;
Begeleidingsfase: Het toewijzen van een buddy zorgt voor een veilige en vertrouwde omgeving waarin de nieuwe medewerker vragen kan stellen. Dit ondersteunt hen bij het begrijpen van de bedrijfscultuur en helpt om sneller wegwijs te worden in de nieuwe functie;
Volledige integratiefase: Plan regelmatig evaluatiemomenten waarin de medewerker feedback kan geven over zijn of haar ervaring met het onboardingproces. Dit helpt om eventuele verbeterpunten te signaleren en het proces te optimaliseren.

Onboarding programma voorbeeld

Een goed onboarding programma bevat verschillende elementen, zoals kennismakingsgesprekken, trainingen, en begeleiding.

Hier is een voorbeeld van een inwerkplan voor nieuwe medewerkers:

Week 1:

Introductie en kennismaking met het team. Een welkomstgesprek met belangrijke collega's en een rondleiding door het kantoor;
Uitleg van de missie, visie en kernwaarden. Basistraining in de benodigde software, uitleg van de taken en processen;
Meeting met de buddy of manager om de eerste ervaringen te bespreken en eventuele vragen te beantwoorden;
Afsluiting van de week met een evaluatiegesprek en planning van de komende weken.

Week 2 - 4:

Verwachtingen stellen voor de eerste maanden, en een begin maken met korte- en langetermijndoelen vaststellen;
Stapsgewijze introductie van projecten en verantwoordelijkheden;
Regelmatige voortgangsgesprekken met de buddy of manager voor feedback en begeleiding.

Maand 2 - 3:

Focus op het zelfstandig werken aan projecten;
Evaluatiegesprekken met de manager en buddy om de voortgang te bespreken en ontwikkelingsdoelen vast te stellen;
Mogelijke extra trainingen of workshops ter ondersteuning;
Dit onboardingsprogramma biedt een goede basis voor nieuwe medewerkers om vertrouwd te raken met hun functie en de bedrijfscultuur.

Best practices voor onboarding

Om het maximale uit jouw onboardingproces te halen, kun je een aantal best practices toepassen:

Start vroeg: Begin met het onboardingproces zodra het contract getekend is. Een goed voorbeeld is het verzenden van een welkomstpakket en een eerste introductie-e-mail;
Gebruik technologie: Maak gebruik van online tools en portals waar medewerkers zich kunnen inlezen in bedrijfsinformatie;
Blijf betrokken: Onboarding stopt niet na de eerste week. Plan regelmatig momenten in om te checken hoe het met de medewerker gaat. Zo houd je de betrokkenheid hoog en bied je een luisterend oor;
Betrek het team: Een nieuwe medewerker voelt zich sneller welkom als het hele team betrokken is bij de onboarding. Dit kan bijvoorbeeld door een teamlunch of kennismakingssessies te organiseren;
Evalueer het onboarding programma regelmatig: Verzamel feedback en verbeter waar nodig. Een goed plan is flexibel en wordt aangepast op basis van nieuwe inzichten en ervaringen.

Het verschil tussen onboarding en offboarding

Waar onboarding het proces van inwerken en introduceren van nieuwe medewerkers betreft, gaat offboarding over het begeleiden van medewerkers die het bedrijf verlaten. Een professioneel offboardingproces draagt bij aan een positieve indruk van het bedrijf en kan helpen om de relatie met voormalige medewerkers goed te behouden. Offboarding is dus net zo belangrijk als onboarding!

Ga zelf aan de slag

Een sterk onboardingproces is een must en meer dan alleen inwerken. Het zorgt ervoor dat nieuwe collega’s zich snel thuis voelen, gemotiveerd aan de slag gaan en bijdragen aan het team. Blijf je onboarding programma verbeteren door feedback te verzamelen.

Start nu en ervaar hoe het je team sterker maakt!